個人情報保護方針

当社は、個人情報を適切に管理することを社会的な責務であると認識し、「個人情報の保護に関する法律」（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の令・規範等を順守すると共に、個人情報保護に関する方針を次のとおり定め、役員・社員が細心の注意をもって個人情報の管理を行うよう周知徹底を図り、個人情報の保護に努めます。

制定　２００５年７月１１日
最終改定　２０２５年１０月１日
株式会社アイプラン

１.個人情報の取得と利用

当社は、利用目的を明確にし、適法かつ公正な方法をもって個人情報を取得し、利用目的の範囲内で適正に個人情報を利用します。

２.当社の名称・住所・代表者の氏名

当社の名称：株式会社アイプラン

住所：〒８１０－００２２　福岡市中央区薬院３－３－３１　六番館３階

代表者の氏名：代表取締役　小村真理奈

３.関係法令・ガイドライン等の遵守

当社は、個人情報保護法その他の法令及び個人情報保護委員会が定めるガイドライン等を順守して、個人データの適正な取扱いを行います。

４.個人情報の利用目的

当社における個人情報の利用目的は下記のとおりです。当社は、個人情報を、ご本人の同意がある場合又は法令により認められる場合を除き、その他の目的には利用しません。但し、個人情報の利用目的については、本方針以外に個別に公表又は通知することがあります。

（１）業務執行上

①顧客に対する営業活動および契約手続ならびに履行のため

②設計・調査業務外注、資材・機材調達、役務の提供その他を目的とした委託先等に対する発注契約およびこれらに関連・付随する手続のため

③上記①の契約業務遂行に当たり行われる関係住民、地権者等に対するアンケート意向調査・現地調査または事業等の説明、同意取得などのため

（２）当社が提供するサービス上

①申込受付、申込者の本人確認、審査およびこれに伴う連絡を行うため

②顧客からの問合せ、アップデートおよび規約変更等の周知・対応のため

③当社の規約に違反する行為およびサービスの安全な運営維持に必要な不正アクセス等の防止対策・対応措置のため

④サービスの企画、立案、開発、品質向上、改善あるいは顧客満⾜度向上策等の検討とそのために⾏うアンケートのため

⑤サービスを利用する顧客の利便性向上のため

⑥当社又は第三者が顧客に対して各種サービスの提案・情報提供・広告配信をするため

⑦当社の事業活動および市場調査に関する各種調査・分析・研究・実証実験・統計データ作成・マーケティングのため

⑧アフターサービス、設備等の保守・保全のため

（３）会社組織運営上

①当社が事業活動を行うのに必要な官公庁・公共サービス機関等に対しての各種申請、登録、届出のため

②当社への訪問者および電話、ファックス、メール等により連絡のあった方に対する身元確認および応対等のため

③当社の採用活動およびこれに付随・関連する手続のため

④当社の役員、従業員、派遣、アルバイト等の報酬・給与・賞与の支払および各種納税事務ならびに社会保険事務等その他雇用に関わる手続のため

⑤当社の役員、従業員、顧問、参与、嘱託等の扶養家族に関する社会保険事務等の手続のため

⑥当社の退職者に関する退職後の事務手続および連絡等のため

⑦株主の適正な権利行使に必要な手続のため

⑧当社での経営管理のため

⑨社外ならびに社内に対する広報および研究活動のため

⑩社外各種団体活動への参加のため

（４）その他

・上記以外の正当な目的で行われる事業活動のため

５.個人情報の第三者提供

当社は、本人の同意がある場合又は法令により認められる場合を除き、個人データを第三者に提供しません。

６.個人情報の共同利用

当社は、個人データを以下のとおり共同利用することがあります。

（１）個人データの項目

①本人確認に関する情報

氏名、住所、郵便番号、性別、生年月日、電話番号、メールアドレス等

②取引に関する情報

取引内容及び利用履歴に関する情報等

③サービスの提案・紹介・申込・利用に際して取得する情報等

・提案・紹介先に関する連絡先、申込書に記載の情報等

④その他の情報

当社への問い合わせ・連絡等に関する情報等

（２）共同利用者の範囲

当社の親会社（※）

※財務諸表等の用語、様式及び作成方法に関する規則第８条第３項に定義される親会社をいいます。該当する親会社は下記の通りです。

八千代エンジニヤリング株式会社
【https://www.yachiyo-eng.co.jp/aboutus/profile/】

（３）利用目的

①各種サービス提供・利用のための本人確認・認証のため

②各種サービスにおける問合せ対応と顧客への連絡のため

③各種サービスのアップデート・変更等の周知・対応のため

④不正行為等の防止及び対応のため

⑤各種サービスの保守・管理のため

⑥各種サービスの企画、立案、開発、品質向上、及び改善並びに顧客満⾜度向上策等の検討とそのために行うアンケート実施のため

⑦各種サービスの利便性向上のため

⑧各種サービスの提案・情報提供・広告配信のため

⑨市場調査に関する各種調査・分析・研究・実証実験・統計データ作成・マーケティング活動のため

⑩アフターサービス、設備等の保守・保全のため

⑪上記に付帯する事業活動のため

（４）個人データの管理について責任を有する会社の名称・住所・代表者

上記「２．当社の名称・住所・代表者の氏名」のとおり

７.安全管理措置に関する事項

当社は、その取り扱う個人データについて、漏えい、滅失又は毀損等の防止等、その管理のために必要かつ適切な安全管理措置を講じます。また、個人データを取り扱う従業者及び委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

個人データの安全管理措置に関しては、別途「個人情報取扱規程」その他の社内規程において具体的に定めていますが、その内容は主として以下のとおりです。

（１）基本方針の策定

・個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「安全管理措置に関する事項」、「質問及び苦情処理の窓口」等について本方針を策定しています。

（２）個人データの取扱いに係る規律の整備

・個人データを取り扱うにあたって、その取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について「個人情報取扱規程」を策定し、個人データの取扱いに係る規律を整備しています。

（３）組織的安全管理措置

・個人データの取扱いに関する事務取扱責任者を設置する等、安全管理措置を講ずるための組織体制を整備するとともに、個人データを取り扱う従業者、その役割及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、個人情報保護法や個人情報取扱規程に違反していることを把握した場合の取扱責任者への報告体制を整備しています。

・個人データの取扱状況について、定期的に点検を実施するとともに、監査責任者を設置して、監査を実施しています。

（４）人的安全管理措置

・個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。

・個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。

（５）物理的安全管理措置

・個人データを取り扱う区域について、施錠管理、従業者の入退室管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧等の防止措置を講じています。

・個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための管理を行うとともに、当該個人データを伝達する場合、漏えい等の防止措置を講じています。

（６）技術的安全管理措置

・個人情報データベース等を取り扱うことのできる情報システム及び機器を限定するとともに、当該情報システム及び機器を使用できる従業者を限定しています。

・個人データを取り扱う情報システム及び機器を外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

８.保有個人データの開示請求等

当社は､保有個人データ（当社の保有する個人データのうち当社が開示等の権限を有するもの）の開示･訂正等･利用停止･消去等のご要望があったときは、所定の手続でご本人様であることを確認の上、対応しますので、本方針「１０．質問及び苦情処理の窓口」の問い合わせ窓口までご連絡ください｡

なお、開示のご請求については、原則として、郵送の方法によることとし、一定の手数料（１件あたり１，０００円）をいただきます。

９.仮名加工情報の取り扱い

（１）仮名加工情報の作成

・当社は、仮名加工情報（法令に定める措置を講じて他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報）を作成する場合には、以下の対応を行います。

①法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと

②仮名加工情報及び当該仮名加工情報に係る削除情報等を取得したときは、削除情報等に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じること

③作成の元となった個人情報の本人を識別するための行為をしないこと

④仮名加工情報の利用目的を公表すること

（２）仮名加工情報の提供

・当社は、法令に基づく場合のほか、仮名加工情報（個人情報に該当するものを除きます。）を第三者に提供しません。

（３）仮名加工情報の利用目的の公表

・当社が仮名加工情報を作成した場合には、「４.個人情報の利用目的」に定める目的の範囲内で利用することとしますが、「４.個人情報の利用目的」以外の利用目的で当該仮名加工情報を利用する場合にはこちらで公表します。

１０.質問及び苦情処理の窓口

当社における保有個人データの取扱いに関するご質問や苦情、本方針「８.保有個人データの開示請求等」に定める開示請求等に関するご連絡窓口は以下のとおりです。

株式会社アイプラン　総務部

＜その他、HPへの記載事項＞

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以上